09.07.2001

Moderne Zeiten - Digitale Archivierung

"Vom Ordner ins digitale Archiv"

Unter diesem Motto hatten der KJU und Ulrich Gerrits, Inhaber der Firma Gerrits Digitale Archivierungssysteme, Anfang Juli zum jüngsten KJU-Info-Treff eingeladen. Rund 25 interessierte Gäste waren der Einladung gefolgt und nutzten die Gelegenheit, um sich aus erster Hand über Technik, Nutzen und Vorteile der digitalen Archivierung zu informieren."Jedes Jungunternehmen", so Ulrich Gerrits im Rahmen seines Vortrages, "verfügt über enorme Mengen an Informationen und Wissen, - in der Ablage, in Büchern, in sonstigen Publikationen, auf Notizzetteln, in Rechnern und natürlich in den Köpfen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen." Dieser enorme Fundus könne jedoch nicht von jedem Mitarbeiter zu jeder Zeit "per Knopfdruck" abgerufen werden, denn auch heute noch seien Aktenschränke und Ordner die am meist verbreitetste Form der Archivierung. Mit der Einführung eines digitalen Archivs könne hier jedoch Abhilfe geschaffen, Zeitverluste minimiert und nicht unerhebliche Ressourcen für wichtigere Aufgaben freigesetzt werden.Wie funktioniert die digitale Archivierung? Papiervorlagen in Ordnern, Mikrofilmen,
Fiches, Jackets und auch ganze Bücher werden mit modernen Hochleistungsscannern digitalisiert, verschlagwortet und archiviert. Abgelegte Dokumente, gescannte Vorlagen und Fotos lassen sich mittels Kombinationssuche nach mehreren Suchbegriffen wie beispielsweise Firma, Datum, Thema, Belegnummer, etc. recherchieren und mit höchster Sicherheit sekundenschnell an jedem Arbeitsplatz wiederfinden.Der Nutzen eines digitalen Archivs ist vielfältig. Seine Vorteile ergeben sich zwangsläufig aus den Nachteilen der herkömmlichen Ablagetechnik: Im Office Bereich erstellte Dokumente werden automatisch digital archiviert, erhebliche Mengen an Papier werden eingespart, die Zeit der herkömmlichen Recherche entfällt, weniger Platzbedarf, mehr Komfort - Ablage und Recherche vom Arbeitsplatz aus."Die digitale Archivierung ist jedoch keineswegs eine Technik nur für größere Unternehmen", unterstrich der Referent, "individuell und branchenunabhängig kann für jedes Unternehmen eine rentable Lösung durch ein Abwägen von Outsourcing versus Eigenleistung kalkuliert werden.Digitale Archivierung rechnet sich in vielfacher Hinsicht und dürfte für viele Unternehmen ein Modell mit Zukunft darstellen.